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CONTAS BANCÁRIAS | MÉTODOS DE PAGAMENTO | CATEGORIA | CONTABILIDADE

CONTAS BANCÁRIAS

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O cadastro de Contas Bancárias no ConnectPlug é parte da espinha dorsal do controle de liquidez do cliente. Em um cenário de varejo, onde o cliente pode ter diversas contas (corrente, poupança, caixa) em diferentes instituições, a conferência manual torna-se ineficiente e arriscada.

Ao registrar corretamente as contas, o sistema passa a funcionar como um espelho fiel da situação bancária real, proporcionando:

 

✅ Pré-Requisitos

Para que o ERP ConnectPlug reflita a situação bancária do cliente com precisão, é necessário:

  1. Acesso ao Módulo Financeiro: O cliente deve ter acesso ao módulo financeiro do ConnectPlug ERP.
  2. Informações Bancárias: Ter em mãos os dados da conta a ser cadastrada, incluindo:
    • O nome do banco.
    • O Saldo Inicial/Atual da conta, pois é altamente recomendado que o cliente insira o saldo atual para iniciar o controle.
    • A data de referência do saldo.
    • Um Nome claro para identificação da conta dentro do sistema (Ex: "Conta Bancária de Teste").
  3. Contratação do Módulo (Opcional, mas Recomendado): Para utilizar o potencial máximo e garantir a precisão, recomenda-se a contratação e configuração do Contrato de Cartões (módulo pago) e do módulo de Conciliação Bancária (módulo pago).

 

⚙️ Passo a Passo: Cadastro de uma Nova Conta Bancária

O cadastro de uma nova conta bancária é o primeiro passo para centralizar a gestão de liquidez no sistema.

1. Acessar a Tela de Contas Bancárias:
Acesse o menu Financeiro, em seguida, selecione a opção Contas Bancárias.

2. Iniciar o Cadastro:
Selecione a opção Nova Conta e Informar o Banco.

O sistema traz o banco pré-selecionado, mas você deve informar o Banco correto que será utilizado.

3. Registrar o Saldo Inicial:

4. Nomear a Conta:
Informe o Nome que será dado à sua conta dentro do sistema, para fácil identificação (Ex: "Conta Bancária de Teste").

Salvar o Cadastro: Selecione a opção Salvar para finalizar. A conta bancária será cadastrada com sucesso no sistema.

❓ Dúvidas Frequentes

Dúvida Comum

Resposta

O sistema se conecta em tempo real com os bancos?

Não. O ConnectPlug não acessa em tempo real as contas bancárias. A atualização dos dados no Extrato Financeiro e a Conciliação Bancária dependem da importação do arquivo OFX ou do registro manual das movimentações (Contas a Pagar/Receber).

Como faço para registrar a movimentação de dinheiro entre duas contas da mesma empresa?

Deve-se utilizar a função de Transferência entre Contas. Essa função está disponível na tela de Extrato Financeiro.

O que devo inserir no campo Saldo Inicial?

Recomenda-se que o cliente insira o Saldo Atual para que o ERP comece a espelhar a situação da conta bancária de forma precisa.

Por que devo cadastrar a conta bancária se meu cliente não usa Conciliação Bancária?

As contas cadastradas são utilizadas para vincular as movimentações (Contas a Pagar e Receber). Se o cliente usar o Contrato de Cartões, é obrigatório vincular a conta para onde a adquirente fará o repasse.

Onde posso visualizar o saldo de todas as contas em um só lugar?

A tela de Extrato Financeiro (Acessada em Financeiro > Movimentações > Extrato) exibe o saldo totalizador e o saldo individual de cada conta bancária configurada.

 

A gestão eficiente das Contas Bancárias é o alicerce para todos os relatórios de liquidez (Fluxo de Caixa) e para a auditoria de recebíveis. Oriente o cliente a sempre conferir se a conta está vinculada ao respectivo Contrato de Cartões para evitar discrepâncias nos valores que serão conciliados.

O Extrato Financeiro no ConnectPlug, quando bem alimentado, é o substituto dos múltiplos acessos a Internet Banking.

CATEGORIAS E CENTROS DE CUSTOS

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A correta configuração das Categorias Financeiras e dos Centros de Custo é parte da espinha dorsal que sustenta a capacidade analítica do Módulo Financeiro da ConnectPlug. Sem essa estrutura, o cliente não consegue obter insumos confiáveis sobre a saúde financeira do negócio.

  1. Fundamento para o DRE: O Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE) é o relatório que apresenta as receitas, despesas, e o resultado líquido (lucro ou prejuízo) da empresa. O DRE é alimentado pelos lançamentos de Contas a Pagar e a Receber, e sua precisão depende diretamente da correta Categorização Financeira da transação.
  2. Diferença de Competência: O DRE utiliza a Data de Competência (a data em que a transação é registrada). Isso o diferencia do Fluxo de Caixa/Extrato Financeiro, que usa a Data de Pagamento/Recebimento (o momento em que o dinheiro sai ou entra do caixa).
  3. Categoria Financeira (Plano de Contas): As categorias definem a natureza da transação (o que é essa despesa/receita), segmentando o Contas a Pagar e Receber e organizando o Plano de Contas da empresa.
  4. Centro de Custo (Análise Setorial): O Centro de Custo (campo opcional) é utilizado para alocar a despesa ou receita a um departamento, projeto ou área específica. Esta alocação é fundamental para o gestor identificar quais setores geram mais despesas ou receitas, auxiliando na otimização de gastos e em decisões estratégicas.

 

 

✅ Pré-Requisitos

Para configurar as Categorias e os Centros de Custo, o cliente ou o time de Implementação deve garantir:

  1. Acesso ao Módulo Financeiro: O cliente deve possuir acesso aos módulos de Contas a Pagar e Receber.
  2. Conhecimento do Plano de Contas: É necessário que o cliente tenha definido previamente a estrutura de contas que deseja utilizar para classificar suas receitas e despesas (Ex: Aluguel, Salários, Vendas, Despesas Comerciais).
  3. Acesso às Configurações Gerais: O cadastro de Centros de Custo é feito através do ícone da Engrenagem > Configurações Gerais.

 

 

⚙️ Passo a Passo: Criação de Centros de Custo e Categorias

O processo é dividido em duas partes distintas: Centros de Custo (Configurações Gerais) e Categorias Financeiras (Módulo Financeiro).

A. Cadastro de Centros de Custo

Os Centros de Custo alocam o gasto ou a receita a um setor ou projeto, permitindo uma análise segmentada.

1. Acessar a Configuração: Clique no ícone da Engrenagem no canto superior da tela.

2. Selecione Configurações Gerais e, em seguida, Centro de Custo.

3. Criar Novo Centro: Selecione a opção Novo Centro de Custo.

Nomear e Salvar: Insira o nome do departamento ou projeto (Ex: Comercial, RH, Manutenção de Equipamentos).

4. Selecione a opção Salvar. Você pode deletar Centros de Custo que o sistema traz por padrão, se necessário.

B. Cadastro de Categorias Financeiras

As categorias definem o Plano de Contas e alimentam diretamente o DRE. No ConnectPlug, a Categoria é o Grupo Financeiro e a Subcategoria é a Conta Contábil.

1. Acessar a Tela de Categorias: No ERP, acesse o menu Financeiro e, em seguida, Categorias.

2. Criar o Grupo Financeiro (Categoria Principal): Clique em Novo Grupo.

3. Definir Tipo e Nome: Informe o Nome (Ex: "Despesas Variáveis") e o Tipo (Receita ou Despesa).

4. Criar a Conta Contábil (Subcategoria): Após salvar o Grupo Financeiro, clique nele e selecione Nova Conta Contábil.

5. Nomear a Conta: Informe o nome específico da despesa/receita (Ex: "Pagamento de Aluguel da Loja", "Despesas com Marketing", "Venda de Produtos").

Configurar PDV (Opcional): Defina se a Conta Contábil deve ser exibida no PDV (útil para reforços ou sangrias).

6. Salvar: Clique em Salvar para finalizar o Plano de Contas.

C. Vinculando na Movimentação Financeira

Ao lançar uma despesa ou receita em Contas a Pagar ou Receber:

 
❓ Dúvidas Frequentes
Dúvida Comum Resposta
Qual a diferença entre Categoria Financeira e Centro de Custo? Categoria Financeira (Grupo/Conta Contábil) classifica a natureza da transação (O que é? Ex: Salário). Centro de Custo aloca a transação a um departamento ou projeto (Quem gastou? Ex: RH).
O que devo usar para a DRE? O DRE é alimentado e estruturado pelas Categorias Financeiras e suas Contas Contábeis.
Qual a nomenclatura correta no ERP? O sistema ConnectPlug utiliza Grupo Financeiro para Categoria principal e Conta Contábil para Subcategoria/ramificação.
O DRE está diferente do Extrato Financeiro/Fluxo de Caixa. Por quê? O DRE é baseado na Data de Competência (registro da transação). O Extrato/Fluxo de Caixa é baseado na Data de Pagamento/Recebimento (liquidez e movimento real do dinheiro).
O Centro de Custo é um campo obrigatório? Não. O Centro de Custo é um campo opcional.

Explique ao cliente que a Categoria responde "O que aconteceu com meu dinheiro?", enquanto o Centro de Custo responde "Onde na minha empresa isso aconteceu?". A segregação clara de despesas e receitas por essas duas dimensões é a única forma de garantir que o DRE reflita a saúde gerencial e permita o corte de custos de forma inteligente.

MÓDULO DE CONTABILIDADE

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O Módulo de Contabilidade, dentro do ERP ConnectPlug, atua como o ponto central para cumprimento de obrigações fiscais e garantia de que o cliente consiga enviar os documentos eletrônicos (XMLs) necessários para o processamento fiscal externo.

A importância e o impacto desta configuração para o cliente e para a legislação:

  1. Conformidade Fiscal e Envio Simplificado: Os contadores externos precisam dos arquivos XML das Notas Fiscais emitidas para realizar a apuração de impostos e manter a empresa em conformidade com a legislação. O módulo permite o download em lote desses XMLs com base em filtros de período, eliminando a necessidade de o cliente buscar nota por nota.
  2. Segurança da Informação: O ERP garante que os XMLs de notas canceladas sejam incluídos no pacote enviado ao contador, embora estas não representem vendas realizadas.

 

 

⚙️ Pré-Requisitos

Para utilizar o Módulo Contabilidade e garantir a integridade dos dados, os seguintes requisitos são necessários:

  1. Acesso ao Módulo Financeiro: O acesso às ferramentas de Contabilidade é feito através do módulo Financeiro do ConnectPlug ERP.
  2. Status das Notas Fiscais: Para que o download do XML seja possível, é crucial que todas as Notas Fiscais (NF-e/NFC-e) dentro do período filtrado estejam com o status Autorizada (transmitida com sucesso) ou Inutilizada.

 

 

➡️ Passo a Passo (Geração e Envio de XML)

O procedimento a seguir foca na extração dos arquivos XML das notas fiscais para o envio à contabilidade.

  1. Acessar o Módulo

    • No ERP, acesse Financeiro > Contabilidade.

  2. Definir o Período de Busca

    • Selecione as datas de início e fim referentes ao período cujos XMLs devem ser incluídos (ex: o mês anterior).

  3. Pesquisar e Verificar Status

    • Clique em Pesquisar. O sistema irá listar as notas fiscais emitidas no período.
    • Regra de Negócio Crucial: Verifique se há notas com status pendente por emissão. O download do pacote de XML só é possível se todos os números de NF-e/NFC-e estiverem inutilizados ou transmitidos com sucesso.

Realizar Download ou Envio por E-mail

 
❓ Dúvidas Frequentes

1. O que acontece se houver Notas Pendentes ao tentar baixar o XML? Se existirem notas com status pendente por emissão, o sistema não permitirá o download do XML do lote completo até que essas notas sejam inutilizadas ou transmitidas com sucesso.

2. Notas Canceladas são incluídas no relatório de envio do XML? Sim. Notas fiscais canceladas são incluídas no total de notas emitidas enviadas ao contador, para fins de auditoria e tratamento pela contabilidade.

3. Por que o valor total das Notas Fiscais emitidas (XML) pode ser diferente do relatório de vendas do PDV? Isso ocorre porque as notas canceladas são incluídas no XML enviado ao contador, mas elas não representam vendas realizadas. Além disso, a data de emissão da nota pode ser diferente da Data de Competência (a data em que a transação foi registrada no ERP), gerando inconsistências na comparação entre relatórios fiscais e relatórios gerenciais.