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CONCILIAÇÃO BANCÁRIA

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A Conciliação Bancária é uma funcionalidade essencial que transforma a gestão financeira, proporcionando clareza, controle e segurança. Em um ambiente de varejo com múltiplas transações (especialmente vendas com cartão), é fácil perder a conformidade entre o que está registrado no ERP e o que realmente entrou na conta bancária.

Importância e Impacto desta Configuração:

  • Validação e Conformidade: O objetivo principal é comparar os lançamentos do extrato bancário com os registros financeiros do ERP para validar e verificar a conformidade dos dados.
  • Espelho Fiel da Realidade: Garante que o fluxo de caixa registrado no sistema seja um espelho fiel da conta bancária real do cliente. O Extrato Financeiro do ConnectPlug, se bem alimentado, será praticamente um extrato real da conta.
  • Identificação de Discrepâncias: É crucial para identificar rapidamente divergências. Casos reais mostram que a funcionalidade, usada em conjunto com o Contrato de Cartões, pode ajudar clientes a identificar e rever repasses incorretos da adquirente (por exemplo, cobrança de taxas maiores que as acordadas), resultando na recuperação de valores.
  • Simplificação da Gestão: Quando configurada em paralelo com o Contrato de Cartões (que abate as taxas e registra o valor líquido a receber), a conciliação é facilitada, pois os valores e datas de repasse "batem".
  • Status de Controle: O status "Conciliado" no Contas a Receber fornece ao administrador financeiro a certeza de que o registro já bateu e está em conformidade com o extrato bancário.

 

 
1. Pré-Requisitos

Para iniciar o processo de conciliação e garantir a eficácia do módulo, são necessários os seguintes itens:

  1. Módulo Contratado: Para utilizar a funcionalidade, é necessário ter o módulo pago do ERP ConnectPlug (Conciliação Bancária).
  2. Acesso à Internet: É imprescindível ter conexão com a internet e acesso ao módulo de conciliação.
  3. Extrato no Formato OFX: O cliente deve exportar o extrato bancário de seu Internet Banking no formato OFX para importação. O sistema não se conecta diretamente com o banco em tempo real.
  4. Configuração do Contrato de Cartões (Crucial para Vendas de Cartão): O Contrato de Cartões também é um módulo pago. É essencial que o cliente o utilize para garantir que os valores registrados no Contas a Receber (já com as taxas abatidas e a data de repasse correta) sejam idênticos ao que entra no banco.

 

 
2. Passo a Passo

A conciliação bancária é realizada através da importação do extrato e o posterior vínculo com os registros já existentes ou a serem criados no ERP.

  1. Acessar a Conciliação Bancária

    ◦ Selecione a opção Financeiro.

    ◦ Em seguida, acesse Conciliação Bancária.

  1. Importar o Extrato no Formato OFX

    ◦ Clique no botão "Importar Extrato Bancário".

    ◦ Selecione o arquivo de extrato em formato OFX e realize a importação.

    ◦ Após a importação, o sistema identificará automaticamente os registros do extrato.

  1. Visualizar e Iniciar a Conciliação

    ◦ O extrato aparecerá na listagem com o mapeamento de transações Pendentes, Conciliadas e Deletadas.

    ◦ Localize o extrato importado e escolha a opção de Conciliar ao lado direito da tela.

 

    ◦ Na aba "Pendentes", o sistema listará as transações do extrato que ainda não foram conciliadas.

    ◦ Conciliação Sugerida: Se o sistema identificar um lançamento no ERP com o mesmo valor e data do extrato (e se já houve conciliação anterior de um padrão parecido), ele sugerirá automaticamente a conciliação.

    ◦ Registro Manual/Novo: Se a transação não for encontrada automaticamente, será exibida a mensagem: "Nenhum registro parecido com este foi encontrado, busque ou cadastre um registro".

        ▪ Use a lupa (Buscar) para encontrar um lançamento existente no Contas a Pagar/Receber e vincular.

        ▪ Use "Cadastrar Novo" para registrar pagamentos ou recebimentos que ainda não estavam lançados no sistema.

 

  1. Excluir ou Restaurar Transações

    ◦ Caso haja transações no extrato que não sejam relevantes para o controle financeiro do ERP (como consumo pessoal, por exemplo), utilize a opção "Excluir".

    ◦ Transações excluídas podem ser restauradas na aba "Excluídos" usando a opção "Restaurar".

  1. Concluir a Conciliação

    ◦ Ao finalizar o vínculo e o registro dos itens, o registro no Contas a Receber ganhará o status "Conciliado".

    ◦ O sistema fará a gestão do apontamento e otimização do tempo para conciliações futuras.

 

 
3. Dúvidas Frequentes

Quando a conciliação é feita automaticamente?

A conciliação bancária ocorre automaticamente quando o sistema localiza um lançamento no ERP com o mesmo valor e a mesma data de vencimento/pagamento do extrato bancário. Se o cliente utiliza o Contrato de Cartões, o valor líquido a receber no ERP já tem a data e valor corretos, garantindo a coincidência.

A ConnectPlug se integra em tempo real com meu banco?

Não. O sistema não acessa em tempo real as contas bancárias. A conciliação é realizada exclusivamente através da importação do arquivo OFX.

Qual a diferença entre Data de Competência e Data de Pagamento/Recebimento?

A conciliação (assim como o Fluxo de Caixa) está relacionada à Data de Pagamento ou Recebimento (quando o dinheiro se move). O relatório DRE é baseado na Data de Competência (quando a transação é registrada).

O trabalho manual é obrigatório em toda conciliação?

Não. O processo de conciliação sempre exigirá a importação de um novo arquivo OFX (Extrato Bancário) a cada período. O trabalho manual é maior apenas na primeira importação, pois o sistema ainda não tem padrões identificados. Nas conciliações subsequentes, o sistema identifica e sugere apontamentos de padrões já conciliados, otimizando o tempo.

O vínculo automático no sistema só ocorre se houver um lançamento no ERP com o mesmo valor e a mesma data de vencimento/pagamento do extrato bancário. Se essa coincidência não for encontrada, será necessário vincular a transação existente (Buscar) ou cadastrar um novo registro manualmente.

Conciliação Bancária é um módulo pago?

Sim. A Conciliação Bancária é uma funcionalidade paga do sistema financeiro, tipicamente inclusa em planos que oferecem ferramentas avançadas de gestão.

O sistema evita duplicidade de importação?

Sim. O sistema tem a inteligência de identificar se você já fez a importação de um registro financeiro dentro de um arquivo OFX determinado, prevenindo que um registro seja conciliado duas vezes, mesmo que tenha sido filtrado em períodos parecidos.

 

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